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/ Mac Power 1996 June / MACPOWER-1996-06.ISO.7z / MACPOWER-1996-06.ISO / AMUG / BUSSINESS_21 / ListMeister 1.5 / ListMeister Manual / ListMeister Manual.rsrc / TEXT_136.txt < prev    next >
Text File  |  1996-01-31  |  4KB  |  67 lines

  1.  
  2. File Maintenance and Utilities
  3.  
  4. ListMeister keeps all of your lists in a folder called 窶炉iles窶™.  The 窶炉iles窶™ folder MUST be in the same folder as the ListMeister application itself.  Each list is stored in a separate folder within the 窶炉iles窶™ folder and is made up of two files: a item content file called [listname].itm and an index file called [listname].idx.  The content file contains the actual information in your list, the index file contains the item record indexes that allow ListMeister to sort you lists in different ways.  To backup your lists (highly recommended), backup the entire 窶炉iles窶™ folder.
  5.  
  6.  
  7. File Maintenance window
  8.  
  9. ListMeister provides you with a few file maintenance and management functions.  It窶冱 relatively unlikely that you窶冤l need them but they窶决e available in case you do.  To activate the File Maintenance window, choose the 窶炉ile Maint...窶™ option under the OPTIONS menu.  The File Maintenance window provides the following functions:
  10.  
  11. COUNT         The Count function simply counts the number of 
  12.            items in the active list.  All items are 
  13.            counted, including those marked done.
  14.  
  15. CLEAN UP      The Clean Up functions does two things: 1) 
  16.            rebuilds the indexes for the active list; 2) 
  17.            compacts the list by removing the empty space 
  18.            left behind by deleted list items. You may use 
  19.            the Clean up function if you have a list with a 
  20.            damaged index file. 
  21.  
  22. EXPORT        The Export function will export all list items 
  23.            marked done to a tab-delimited ASCII file for 
  24.            import into another program such as FileMaker.  
  25.            The file that ListMeister creates is called 
  26.            窶露temsOut窶™ and will be created in the same 
  27.            folder that houses the ListMeister application.  
  28.            The sequence of the list窶冱 data elements is as 
  29.            follows:
  30.              1)    Item Description/Name (text, 50 characters)
  31.              2)    Category (text, 10 characters)
  32.              3)    Value (text, 20 characters)
  33.              4)    Date (includes 窶˜/窶™) 
  34.              5)    Done (窶賄窶™ for done, space for un-done)
  35.              6)    Notes (text, up to 4096 characters)
  36.  
  37. IMPORT       The Import function is the converse of Export, 
  38.            it imports a tab-delimited ASCII file into the 
  39.            active list from a file that must be named 
  40.            窶露temsIn窶™ located in the same folder that houses 
  41.            the ListMeister application.  The data element 
  42.            sequence of import is identical to that of 
  43.            export.
  44.  
  45. DELETE       The Delete function permanently removes all 
  46.            items marked done from the active list.  Be 
  47.            careful with this one, again: it permanently 
  48.            removes the list items from the active list.  
  49.            After using the Delete function, it窶冱 
  50.            recommended that you use the Clean Up function 
  51.            to remove the space left by the deleted records.
  52.  
  53.  
  54. The active list is displayed in the status box in the lower, left portion of the File Maintenance window.  You may change the active list without leaving the File Maintenance window by clicking the LIST button and following the steps outlined above in the 窶呂hanging Lists窶™ chapter.
  55.  
  56.  
  57. A purging scenario
  58.  
  59. If you list becomes choked with items that are marked done:
  60.  
  61.   1)    Use the Export function to copy the items marked done     
  62.      to an ASCII file.
  63.   2)    Use the Delete function to remove them from the list.
  64.   3)    Use the Clean Up function to recover the space left by 
  65.      the deleted records.
  66.  
  67. At this point, you have a smaller, faster list and an archive file of the items that were done.  If you ever need to reload the archived items, follow the steps to Import them back into the original list or any list of your choosing.